IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

AGENCIAS DE EVENTOS Y BANQUETES ¿POR QUÉ NO SER LA MEJOR OPCIÓN?

Las agencias de eventos son específicamente sinónimos de  organizaciones de eventos, por lo que se entiende por las mismas como la manera de planificar, diseñar y producir algún evento en particular, llevando a cabo una serie de procesos mediante los cuales, se van implementando estrategias; sin embargo existen diferentes tendencias de cómo organizar algún evento dependiendo del gusto de nuestros clientes, el cliente se transforma en un elemento muy importante para la realización de algún evento por lo que debemos de estar en constante seguimiento del mismo junto con el cliente, para ir complaciendo sus preferencias e inquietudes que vayan surgiendo dentro del mismo, con ello conlleva una estricta atención con el cliente para ir superando durante dicho evento las expectativas que se tengan durante el mismo. Los clientes son nuestro activo más importante, ya que lo interesa más que nada en este punto es el grado de satisfacción que nuestros clientes van teniendo conforme se va desarrollando dicho evento.

            Así mismo la mayor parte de nuestra sociedad no está bien informada sobre los diferentes servicios que pueden ofrecer dichas agencias de eventos, de esta forma iremos inculcando la costumbre de informarse sobre los diferentes servicios que se puedan ofrecen al momento de realizar algún evento, la mayor parte de la sociedad se han quedando arraigados en las costumbres tradicionalistas, esto quiere decir que no han salido del mismo circulo en el cual nuestros antepasados aun tienden a hacerse cargo de la organización total del evento, donde comúnmente buscan padrinos de todo tipo para la completa realización total de algún evento, cuando en los tiempos actuales existen ya agencias organizadoras totales de eventos, constatando que sale igual o hasta más económico contratar este tipo de servicios para la excelente realización de algún evento.

Debo recalcar que en estos tiempos el cliente lo que busca hoy en día, es la comodidad y la seguridad de la buena realización de un evento, por lo que de la mano va consigo la economía, son diferentes aspectos que una agencia debe de tomar en cuenta para poder ofrecer algún servicio como este; así mismo poder brindarle a nuestro cliente la mayor información enriquecida de beneficios para llegar al convencimiento del mismo.

El compromiso es una de las virtudes que toda agencia debe de tener como alguno de los valores ante nuestros clientes potenciales que son como hemos ido mencionando nuestro principal activo, todo cliente debe ser tratado con el mismo respeto con el que nosotros nos tenemos, por lo que el engaño para lograr el convencimiento al cliente es inadecuado dentro de este tipo de organización, ya que de esa manera habla de la seriedad en la que estamos llevando nuestra empresa y nos da una muy mala imagen para la misma, por lo que debemos de tomar en cuenta más que nada estas dos reglas para el manejo adecuado de la misma.

Muy pocas veces nuestro mercado se toma el tiempo de poder considerar como una buena opción alguna agencia de eventos; ¿Cuál es el motivo principal por lo que nuestro mercado no lo hace?; la respuesta es muy simple, en mi experiencia en el ramo me he dado cuenta que la mayoría de los clientes potenciales no se toman la molestia de acudir alguna agencia por lo costoso que se le figura ser, cuando en la realidad están muy equivocados, la mayor parte de éstos clientes viven en las malas interpretaciones que se tengan al momento de hablar sobre una agencia, de que tal vez sea lo doble de costoso si ellos mismos lo organizan, que son muy abusivos o que tal vez el servicio que se brinda es muy malo, simplemente por ello debemos de tener la lucha constante contra estas expectativas que los clientes tengan sobre las agencias de eventos; sin embargo de igual manera muchas veces nuestro mercado, hablando de la ciudad de Zacatecas no se da cuenta de la existencia de este tipo de organizaciones, por lo que algunas veces que una vez informados nuestros clientes debemos de llenar sus expectativas sobre el servicio esperado, el hablar y prometer es muy fácil, mas cumplirlo es lo complicado; la mayoría de las agencias prometen servicios que no están en sus manos, cuando al momento de llevarlo a cabo, se dan cuenta de que lo que prometieron no será posible cumplirlo, ya sea porque quizá no esté en sus posibilidades, o simplemente no lo tomaron en cuenta para su presupuesto contemplado.

Estas son las problemáticas por las que la mayor parte de nuestro mercado, están indecisas sobre la contratación de eventos por medio de laguna agencia; sin embargo a mi parecer las agencias que en verdad se encuentran totalmente comprometidas con el clientes son las que fácilmente hacen crecer poco a poco el negocio de este ramo, por diferentes aspectos que pueden llegar a influenciar la decisión de los clientes, algunas son por el liderazgo que se van adjudicando, el buen servicio a clientes, que más que nada este es un punto fuerte a mi parecer, ya que el brindarle a nuestros clientes un excelente servicio, tendremos por su parte sus expectativas superadas en cuestión de la calidad, la calidad es un aspecto muy importante dentro de cualquier servicio que se brinde, ya que conlleva dentro del mismo el compromiso de la manera en que será llevado a cabo dicho evento, si este punto se encuentra en todos los puntos a tratar dentro de la organización, estaremos convencidos nosotros mismos como organizadores que se ha logrado un excelente trabajo, conjuntamente con todos los aspectos que se deben de tomar en cuenta para llevar a cabo la organización de algún evento como puede ser desde la cotización en considerar los precios reales y presupuestados en los costos de producción, para evitar malas interpretaciones de que se puedan alteras estos mismo, la producción total de evento el cual el personal que participa en el mismo deberá de contemplar las ventajas y desventajas de cada evento, ya que como podemos darnos cuenta cualquier organización de eventos se puede realizar en cualquier superficie autorizada para el mismo, sin embargo considerando los elementos que el cliente prefiere para su eventos, las agencias deben de estar capacitadas para llevar a cabo un evento donde se les presente, con esto y más las agencias deben contemplar diferentes aspectos para la mayor comodidad de nuestros clientes.

Debemos mencionar que las agencias no todas abarcan en su totalidad la mayoría de eventos sociales, desde una boda hasta un congreso nacional o internacional, tomando en cuenta diferentes aspectos a manejar por ejemplo la cotización o presupuesto, que se tiene directamente con el cliente, manejando precios separados según las preferencias del cliente, así mismo la realización del cronograma de actividades que se tendrá que llevar a cabo estrictamente exacto, por el motivo que el tiempo es un elemento muy importante de cualquier evento, un elemento muy importante que debo mencionar es que las agencias tienen la obligación de contar con los permisos o tramites que legalmente se tienen que llevar a cabo para toda realización de evento, en mi opinión este punto es importante ya que muchas agencias que han realizado eventos de una magnitud alta, dejan pasar sin importancia este elemento, sin pensar en las consecuencias que van desde clausurar dicho evento por falta de permiso o quizá una multa que a consideración es alta para el organizador del eventos, por lo que las agencias deben de responsabilizarse en todo momento por consecuencias que tal vez no estén previstas, sin incomodar en ningún momento a nuestro clientes.

Es por ello que menciono los elementos anteriores para dar a conocer todo lo que conlleva el organizar un evento, sin embargo el compromiso que la agencia tenga con sus clientes es de suma importancia ya que, se están dejando en las manos de los organizadores la confianza de nuestros clientes, debo mencionar que el contratar una agencia para el manejo de algún evento es sumamente positivo, ya que existen una serie de ventajas para nosotros como clientes como lo es la comodidad, la calidad del evento, tiempo disponible, innovación en servicio, la excelencia, el prestigio ante la sociedad o demás invitados entre otros.

Por ello la sociedad hoy en día debe tomar en cuenta la posibilidad de contratar alguna agencia de eventos, es la manera más organizada de llevar a cabo nuestros eventos; sabemos que la mala información a llevado a pensar en que las agencias son costosas y no cumplen lo que prometen, por ello debemos inculcar a la sociedad la manera de informarse sobre estos aspectos, o bien informar las agencias con claridad sobre los servicios. Muchas de las agencias nacionales no tienen la cultura de utilizar algún medio publicitario para dar a saber los servicios que se ofrece, por ello se debe de utilizar ya sea revistas, expos o medios de comunicación para la buena difusión de las mismas.

En mi experiencia en este ramo, día a día vas obteniendo mas conocimientos para el buen servicio al cliente, desde la logística hasta los presupuestos; por lo que una problemática que todas las agencias hemos tenido a lo largo del tiempo en lo que es en la entidad de zacatecas es la falta de confianza que nos brinda el cliente para el manejo de sus eventos, por lo que un beneficio que se obtiene al llevar con ética nuestro oficio es la recomendación entre la misma sociedad, es la manera que hoy en día hemos sobresalido por el buen manejo de nuestras estrategias, así mismo en los constantes cursos de actualización de montajes y diseños para ofrecerle a todos nuestros clientes un mejor servicio, y que este mismo sea innovador.

A conclusión las agencias de eventos son una excelente opción a considerar para la organización de cualquier evento social, son de mucha importancia la colaboración de personas expertas en la materia; sin dejar atrás de que las mismas deben de considerar los costos dependiendo el nivel socioeconómico de cada ciudad, ya que éste punto se vuelve vulnerable por el motivo que el mercado no toma en cuenta las agencias por sus costos altos en producción. Por lo que de igual manera las mismas agencias consolidar su estructura junto con otras agencias de la misma zona para que poco a poco acaparen más el mercado, mediante su colaboración en expos y eventos estatales; sin embargo la sociedad debe considerar como una excelente opción las agencias de eventos, cuyo prestigio y calidad lo avale.

L.E.M. LIZ DEL CARMEN RODRIGUEZ DE LUNA.